Jahresabschluss: Bestandteile und Pflichten im Überblick

Was ist ein Jahresabschluss?

Der Jahresabschluss fasst die Buchführung eines Geschäftsjahres zusammen. Er wird auf den Abschlussstichtag aufgestellt, meist den 31. Dezember. Ein abweichendes Wirtschaftsjahr ist möglich, etwa vom 1. Juli bis zum 30. Juni.

Grundlage ist das Handelsgesetzbuch. Nach § 242 HGB muss jeder Kaufmann am Ende jedes Geschäftsjahres eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung aufstellen. Beides zusammen bildet den Jahresabschluss. Kapitalgesellschaften erweitern ihn um weitere Bestandteile.

Der Abschluss erfüllt mehrere Zwecke. Er informiert Gesellschafter, Gläubiger und Öffentlichkeit, er ist die Basis für die Gewinnverteilung, und aus ihm wird die Steuerbilanz abgeleitet. Banken verlangen ihn regelmäßig, bevor sie Kredite vergeben oder verlängern, weil sich daraus die Bonität ablesen lässt.

Bestandteile im Überblick

Welche Teile ein Abschluss enthalten muss, hängt von der Rechtsform ab. Der folgende Überblick reicht vom Pflichtprogramm jedes Kaufmanns bis zu den Zusatzberichten großer Gesellschaften.

• Bilanz: Gegenüberstellung von Vermögen (Aktiva) und Kapital (Passiva) zum Stichtag.
• Gewinn- und Verlustrechnung: Erträge und Aufwendungen des Jahres. Am Ende steht der Jahresüberschuss oder Jahresfehlbetrag.
• Anhang: Pflicht für Kapitalgesellschaften. Er erläutert Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden und enthält Pflichtangaben, etwa zu Haftungsverhältnissen und zur Zahl der Beschäftigten.
• Lagebericht: rechtlich kein Teil des Jahresabschlusses, aber für mittelgroße und große Kapitalgesellschaften zusätzlich vorgeschrieben. Er beschreibt Geschäftsverlauf und Lage sowie Chancen und Risiken.
• Kapitalflussrechnung und Eigenkapitalspiegel: zusätzlich bei kapitalmarktorientierten Kapitalgesellschaften, die keinen Konzernabschluss aufstellen müssen.

Kleinstkapitalgesellschaften dürfen auf den Anhang verzichten, wenn sie bestimmte Angaben, zum Beispiel zu Haftungsverhältnissen und zu Vorschüssen an Geschäftsführer, unter der Bilanz machen. Außerdem dürfen sie Bilanz und GuV stark verkürzt gliedern.

Wer muss welchen Abschluss erstellen?

Die Pflicht zum Jahresabschluss knüpft an die Kaufmannseigenschaft an. Wer kein Kaufmann ist, etwa Freiberufler oder Kleingewerbetreibende, muss keinen handelsrechtlichen Abschluss erstellen. Den Gewinn für das Finanzamt ermittelt er dann meist per Einnahmenüberschussrechnung, solange das Steuerrecht keine Buchführung verlangt.

Einzelkaufleute, die an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen nicht mehr als 800.000 Euro Umsatz und 80.000 Euro Jahresüberschuss haben, sind nach § 241a HGB von Buchführung und Abschluss befreit. Diese Grenzen hat der Gesetzgeber schon mehrfach angehoben. Vor einer Entscheidung lohnt deshalb ein Blick in die aktuelle Fassung des Gesetzes. Für Personenhandelsgesellschaften und Kapitalgesellschaften gilt diese Befreiung nie.

Haftet in einer Gesellschaft keine natürliche Person unbeschränkt, gelten die strengeren Regeln für Kapitalgesellschaften. Das betrifft vor allem die GmbH & Co. KG, eine Sonderform der Kommanditgesellschaft, bei der eine GmbH die Rolle des Vollhafters übernimmt.

Größenklassen: von Kleinst bis groß

Bei Kapitalgesellschaften hängt der Umfang der Pflichten von der Größe ab. Die §§ 267 und 267a HGB unterscheiden vier Klassen anhand von Bilanzsumme, Umsatzerlösen und durchschnittlicher Zahl der Arbeitnehmer. Eine Gesellschaft gehört zu einer Klasse, wenn sie an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen mindestens zwei der drei Schwellen nicht überschreitet.

Kapitalmarktorientierte Gesellschaften, deren Wertpapiere an einem organisierten Markt gehandelt werden, gelten unabhängig von ihren Zahlen immer als groß. Wer einen Börsengang plant, muss sich also auf die vollen Pflichten einstellen.

Fristen: vom Stichtag bis zur Veröffentlichung

Zwischen Bilanzstichtag und Veröffentlichung liegen mehrere Schritte mit eigenen Fristen. Für eine GmbH, deren Geschäftsjahr dem Kalenderjahr entspricht, sieht der Ablauf so aus:

1. Aufstellung: Die Geschäftsführung stellt den Abschluss innerhalb von drei Monaten nach dem Stichtag auf, also bis Ende März. Kleine Kapitalgesellschaften dürfen sich bis zu sechs Monate Zeit lassen, wenn das einem ordnungsgemäßen Geschäftsgang entspricht (§ 264 Abs. 1 HGB).
2. Prüfung: Mittelgroße und große Gesellschaften lassen den Abschluss durch einen Abschlussprüfer prüfen (§ 316 HGB). Ohne diese Prüfung kann ein prüfungspflichtiger Abschluss nicht festgestellt werden.
3. Feststellung: Die Gesellschafterversammlung stellt den Abschluss fest und beschließt über die Verwendung des Ergebnisses. Bei der GmbH muss das innerhalb von acht Monaten geschehen, bei kleinen Gesellschaften innerhalb von elf Monaten (§ 42a GmbHG).
4. Offenlegung: Spätestens zwölf Monate nach dem Stichtag müssen die Unterlagen an das Unternehmensregister übermittelt sein (§ 325 HGB). Kapitalmarktorientierte Gesellschaften haben dafür nur vier Monate.

Einzelkaufleute und Personenhandelsgesellschaften mit einer natürlichen Person als Vollhafter haben keine feste Monatsfrist. Das HGB verlangt die Aufstellung innerhalb der Zeit, die einem ordnungsgemäßen Geschäftsgang entspricht. In der Praxis geben die Abgabefristen der Steuererklärungen den Takt vor.

Offenlegung: was öffentlich wird

Kapitalgesellschaften und GmbH & Co. KGs müssen ihren Jahresabschluss veröffentlichen, sodass jeder ihn im Unternehmensregister einsehen kann. Wie viel sichtbar wird, hängt wieder von der Größe ab:

• Kleinstkapitalgesellschaften dürfen die Bilanz lediglich hinterlegen. Dritte erhalten sie dann nur auf Antrag und gegen Gebühr.
• Kleine Kapitalgesellschaften legen nur Bilanz und Anhang offen, die Gewinn- und Verlustrechnung bleibt intern.
• Mittelgroße Gesellschaften dürfen eine verkürzte Bilanz einreichen, müssen aber GuV, Anhang, Lagebericht und Bestätigungsvermerk offenlegen.
• Große Gesellschaften legen alle Unterlagen vollständig offen.

Handelsbilanz, Steuerbilanz und E-Bilanz

Der handelsrechtliche Jahresabschluss ist nicht identisch mit dem, was beim Finanzamt landet. Das Steuerrecht übernimmt zwar grundsätzlich die Werte der Handelsbilanz (Maßgeblichkeitsprinzip, § 5 EStG). An vielen Stellen weicht es aber ab, etwa bei Rückstellungen, bei Abschreibungen oder bei nicht abziehbaren Betriebsausgaben. Viele Unternehmen erstellen deshalb eine eigene Steuerbilanz oder eine Überleitungsrechnung.

Bilanzierende Unternehmen müssen Bilanz und GuV nach § 5b EStG elektronisch in einem vorgegebenen Datenformat an das Finanzamt übermitteln, die sogenannte E-Bilanz. Die Übermittlung läuft über die Schnittstellen der Finanzverwaltung (ELSTER).

Kleinere Unternehmen lassen den Abschluss meist von einem Steuerberater erstellen. Verantwortlich bleibt trotzdem die Geschäftsführung: Sie unterzeichnet den Abschluss und trägt die Folgen versäumter Fristen. Jahresabschlüsse sind nach § 257 HGB zehn Jahre aufzubewahren.

Häufige Fragen

Quellen und weiterführende Informationen

• Handelsgesetzbuch (HGB)
• GmbH-Gesetz
• Einkommensteuergesetz (EStG)
• Gemeinsames Registerportal der Länder

Gesetzestexte und Angaben der genannten Stellen in der jeweils aktuellen Fassung. Beispielrechnungen dienen der Veranschaulichung.