Was die GuV zeigt und was nicht
Die Gewinn- und Verlustrechnung, kurz GuV, ist eine Zeitraumrechnung. Sie beginnt am ersten Tag des Geschäftsjahres bei null und sammelt bis zum letzten Tag alle Erträge und Aufwendungen. Am Ende steht eine einzige Zahl: der Jahresüberschuss oder der Jahresfehlbetrag. Diese Zahl wandert anschließend als Teil des Eigenkapitals in die Bilanz.
Wichtig ist der Unterschied zwischen Ertrag und Einzahlung. Die GuV erfasst einen Umsatz, sobald die Leistung erbracht ist, auch wenn der Kunde erst drei Monate später bezahlt. Umgekehrt taucht ein Kredit, den das Unternehmen aufnimmt, gar nicht als Ertrag auf. Wer wissen möchte, wie viel Geld tatsächlich geflossen ist, braucht deshalb zusätzlich den Cashflow. Ein Unternehmen kann laut GuV profitabel sein und trotzdem in Zahlungsschwierigkeiten geraten.
Wer eine GuV aufstellen muss
Nach § 242 HGB müssen Kaufleute zum Ende jedes Geschäftsjahres eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung aufstellen. Beide zusammen bilden den Jahresabschluss. Das betrifft GmbH, UG, AG, KG und OHG sowie eingetragene Einzelkaufleute.
Kleine Einzelkaufleute sind nach § 241a HGB von der Buchführungspflicht befreit, solange Umsatz und Gewinn bestimmte Schwellenwerte nicht überschreiten. Diese Grenzen wurden mehrfach angehoben, den aktuellen Stand nennt das Gesetz selbst. Freiberufler und Kleingewerbetreibende ohne Buchführungspflicht ermitteln ihren Gewinn meist mit der Einnahmenüberschussrechnung, die nach dem Zufluss von Geld rechnet und deutlich einfacher ist.
Gut zu wissen: Kleine Kapitalgesellschaften dürfen ihre GuV nach § 276 HGB verkürzt darstellen. Umsatzerlöse, Bestandsveränderungen, Materialaufwand und sonstige betriebliche Erträge werden dann zum Rohergebnis zusammengefasst. Für Außenstehende ist der Umsatz in diesem Fall oft nicht erkennbar.
Aufbau: die Staffelform nach § 275 HGB
Kapitalgesellschaften müssen die GuV in Staffelform aufstellen. Das heißt: Die Posten stehen untereinander, und von oben nach unten werden schrittweise Zwischenergebnisse gebildet. Die Reihenfolge ist im Gesetz festgelegt. Beim Gesamtkostenverfahren sieht sie im Kern so aus:
- Umsatzerlöse
- Erhöhung oder Verminderung des Bestands an fertigen und unfertigen Erzeugnissen
- andere aktivierte Eigenleistungen
- sonstige betriebliche Erträge
- Materialaufwand
- Personalaufwand
- Abschreibungen
- sonstige betriebliche Aufwendungen
- Erträge aus Beteiligungen, Wertpapieren und Zinsen
- Abschreibungen auf Finanzanlagen sowie Zinsen und ähnliche Aufwendungen
- Steuern vom Einkommen und vom Ertrag
- Ergebnis nach Steuern
- sonstige Steuern
- Jahresüberschuss oder Jahresfehlbetrag
Die Posten 1 bis 8 ergeben das Betriebsergebnis, die Posten 9 und 10 das Finanzergebnis. Ein eigenes außerordentliches Ergebnis gibt es im HGB seit der Bilanzrichtlinie-Umsetzung 2015 nicht mehr. Ungewöhnliche Vorgänge werden seither in den normalen Posten gebucht und im Anhang erläutert. Einzelunternehmen und Personengesellschaften dürfen die GuV auch in Kontoform aufstellen, mit Aufwendungen links und Erträgen rechts.
Gesamtkostenverfahren oder Umsatzkostenverfahren
Das HGB lässt zwei Gliederungen zu, die am Ende zum selben Jahresüberschuss führen. Sie unterscheiden sich darin, wie die Aufwendungen sortiert werden.
Gesamtkostenverfahren: sortiert nach Kostenarten
Hier stehen alle Aufwendungen der Periode nach ihrer Art: Material, Personal, Abschreibungen, Sonstiges. Weil auch Kosten für Waren enthalten sind, die produziert, aber noch nicht verkauft wurden, braucht es einen Ausgleich. Diesen leistet der Posten Bestandsveränderungen. In Deutschland ist das Gesamtkostenverfahren bei mittelständischen Unternehmen verbreitet, weil es sich direkt aus der Buchhaltung ableiten lässt.
Umsatzkostenverfahren: sortiert nach Funktionen
Das Umsatzkostenverfahren zeigt nur die Kosten der tatsächlich verkauften Leistungen und ordnet sie Bereichen zu: Herstellung, Vertrieb, Verwaltung. Daraus ergibt sich das Bruttoergebnis vom Umsatz, also die Spanne zwischen Erlös und Herstellungskosten. International ist diese Form üblich, viele Konzerne nutzen sie. Der Personalaufwand ist dabei nicht direkt erkennbar und muss im Anhang angegeben werden.
| Merkmal | Gesamtkostenverfahren | Umsatzkostenverfahren |
|---|---|---|
| Gliederung der Aufwendungen | nach Kostenarten | nach Funktionsbereichen |
| Bestandsveränderungen | eigener Posten | nicht sichtbar |
| Personal- und Materialaufwand | direkt ablesbar | nur im Anhang |
| Bruttomarge | nicht direkt ablesbar | als Bruttoergebnis ausgewiesen |
| Aufwand für Erstellung | geringer, folgt der Buchhaltung | höher, braucht Kostenrechnung |
| Jahresüberschuss | identisch | identisch |
Beispiel-GuV eines Produktionsbetriebs
Angenommen, eine kleine Produktions-GmbH hat im Geschäftsjahr Waren für 2,4 Millionen Euro verkauft und zusätzlich Fertigprodukte für 60.000 Euro auf Lager gelegt. Alle Zahlen sind ein vereinfachtes Beispiel.
| Posten | Betrag | Zwischenergebnis |
|---|---|---|
| Umsatzerlöse | 2.400.000 | |
| Bestandserhöhung | +60.000 | |
| sonstige betriebliche Erträge | +40.000 | |
| Materialaufwand | −1.100.000 | |
| Personalaufwand | −720.000 | |
| Abschreibungen | −130.000 | |
| sonstige betriebliche Aufwendungen | −310.000 | |
| Betriebsergebnis | 240.000 | |
| Zinserträge | +5.000 | |
| Zinsaufwendungen | −45.000 | |
| Finanzergebnis | −40.000 | |
| Steuern vom Einkommen und vom Ertrag | −59.000 | |
| Ergebnis nach Steuern | 141.000 | |
| sonstige Steuern | −4.000 | |
| Jahresüberschuss | 137.000 |
Dieselbe Firma nach dem Umsatzkostenverfahren: Von den Gesamtaufwendungen (2.260.000 Euro) entfallen 60.000 Euro auf die eingelagerten Produkte. Die übrigen 2.200.000 Euro verteilen sich auf Herstellungskosten der verkauften Ware (1.640.000 Euro), Vertrieb (290.000 Euro), Verwaltung (210.000 Euro) und sonstige betriebliche Aufwendungen (60.000 Euro).
Umsatzerlöse: 2.400.000 Euro
minus Herstellungskosten der verkauften Leistungen: 1.640.000 Euro
= Bruttoergebnis vom Umsatz: 760.000 Euro (31,7 Prozent vom Umsatz)
minus Vertriebskosten 290.000 Euro, minus Verwaltungskosten 210.000 Euro
plus sonstige betriebliche Erträge 40.000 Euro, minus sonstige betriebliche Aufwendungen 60.000 Euro
Ergebnis: Betriebsergebnis 240.000 Euro, also exakt derselbe Wert wie beim Gesamtkostenverfahren
Eine GuV lesen: worauf es ankommt
Eine einzelne GuV sagt wenig. Aussagekräftig wird sie erst im Vergleich mit dem Vorjahr, mit Wettbewerbern oder mit der Planung. Folgende Fragen helfen beim Lesen:
- Woher kommt das Ergebnis? Ein positiver Jahresüberschuss bei negativem Betriebsergebnis bedeutet, dass das Kerngeschäft Geld verliert und andere Quellen das ausgleichen.
- Wie entwickeln sich die Kostenquoten? Steigt der Materialaufwand schneller als der Umsatz, sinkt die Marge. Im Beispiel liegt die Materialquote bei knapp 46 Prozent, die Personalquote bei 30 Prozent.
- Wie hoch ist die Zinslast? Ein stark negatives Finanzergebnis deutet auf viel Fremdkapital hin. Steigende Zinsen treffen solche Unternehmen besonders, weil jeder zusätzliche Prozentpunkt direkt den Gewinn mindert.
- Gibt es Sondereffekte? Große sonstige betriebliche Erträge stammen oft aus dem Verkauf von Anlagen oder der Auflösung von Rückstellungen. Sie wiederholen sich in der Regel nicht.
Aus den Zeilen der GuV lassen sich außerdem Kennzahlen ableiten. Das Betriebsergebnis vor Zinsen und Steuern entspricht weitgehend dem EBIT. Setzt man den Jahresüberschuss ins Verhältnis zu Umsatz oder Eigenkapital, erhält man Aussagen zur Rentabilität.
Grenzen der Aussagekraft
Die GuV folgt Bewertungsregeln, und diese lassen Spielräume. Die Nutzungsdauer von Maschinen, die Höhe von Rückstellungen oder die Bewertung von Vorräten beeinflussen den Gewinn, ohne dass sich am Geschäft etwas ändert. Zwei identische Unternehmen können deshalb unterschiedliche Jahresüberschüsse ausweisen.
Außerdem ist die GuV vergangenheitsbezogen. Sie zeigt das abgelaufene Jahr, nicht die Auftragslage von morgen. Wer ein Unternehmen wirklich verstehen will, liest sie deshalb zusammen mit Bilanz, Anhang, Lagebericht und Kapitalflussrechnung. Gerade der Anhang erklärt oft, warum ein Posten im Vergleich zum Vorjahr stark gestiegen oder gefallen ist.
Wichtig zu wissen: Gewinn ist nicht gleich verfügbares Geld. Abschreibungen mindern den Gewinn, ohne dass Geld abfließt. Ein Lageraufbau dagegen bindet Geld, erhöht aber über die Bestandsveränderung sogar den Gewinn.
Häufige Fragen
Die Bilanz ist eine Momentaufnahme zum Stichtag und zeigt Vermögen und Kapital. Die GuV betrachtet einen Zeitraum und zeigt, wie das Ergebnis entstanden ist. Der Jahresüberschuss aus der GuV erhöht das Eigenkapital in der Bilanz.
In der Regel nicht. Freiberufler sind nicht buchführungspflichtig nach HGB und ermitteln ihren Gewinn meist per Einnahmenüberschussrechnung. Eine freiwillige GuV ist möglich, etwa wenn eine Bank Zahlen nach Bilanzierungsregeln verlangt.
Keines ist grundsätzlich besser, beide führen zum selben Ergebnis. Das Gesamtkostenverfahren ist einfacher zu erstellen und zeigt die Kostenarten. Das Umsatzkostenverfahren zeigt die Marge auf verkaufte Produkte und ist international vergleichbarer.
Kapitalgesellschaften müssen ihre Jahresabschlüsse beim Unternehmensregister einreichen. Kleine Gesellschaften dürfen dabei auf die Veröffentlichung der GuV verzichten und hinterlegen oft nur die Bilanz, sodass die GuV nicht immer öffentlich ist.
Quellen und weiterführende Informationen
Gesetzestexte und Angaben der genannten Stellen in der jeweils aktuellen Fassung. Beispielrechnungen dienen der Veranschaulichung.