Was sind Werbungskosten?
Werbungskosten sind nach § 9 EStG Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung von Einnahmen. Gemeint sind Ausgaben, die man hat, um Geld zu verdienen. Mit Werbung im Sinne von Reklame hat der Begriff nichts zu tun. Er geht auf die ältere Bedeutung von „werben“ im Sinne von „erwerben“ zurück.
Werbungskosten gibt es bei den sogenannten Überschusseinkünften, also vor allem beim Arbeitslohn, bei Vermietung und bei Renten. Selbstständige und Gewerbetreibende ziehen vergleichbare Kosten als Betriebsausgaben ab, etwa in ihrer Einnahmenüberschussrechnung. Sie mindern die Einkünfte der jeweiligen Einkunftsart und damit die Grundlage, auf die die Einkommensteuer berechnet wird.
Der Arbeitnehmer-Pauschbetrag als Schwelle
Jeder Arbeitnehmer bekommt ohne Nachweis einen Arbeitnehmer-Pauschbetrag angerechnet, derzeit 1.230 Euro im Jahr (§ 9a EStG). Er ist schon in der Lohnsteuertabelle eingebaut. Das hat eine wichtige Folge: Einzelne Belege bringen erst dann etwas, wenn die tatsächlichen Werbungskosten zusammen über diesem Betrag liegen. Der Pauschbetrag wird nicht zusätzlich gewährt, sondern ersetzt. Wer mehr absetzen will, muss die Kosten in der Steuererklärung einzeln geltend machen.
Wichtig zu wissen: Die Höhe des Pauschbetrags hat der Gesetzgeber in den letzten Jahren mehrfach angehoben. Vor einer Berechnung lohnt sich ein Blick auf den aktuellen Wert in § 9a EStG.
Ein grober Test zeigt schnell, auf welcher Seite der Schwelle man steht:
- Kurzer Arbeitsweg, kaum Ausgaben: Bei 10 Kilometern einfacher Strecke und 200 Arbeitstagen ergeben sich mit 38 Cent je Kilometer 760 Euro. Ohne weitere Kosten bleibt es beim Pauschbetrag.
- Mittlerer Arbeitsweg plus Arbeitsmittel: Ab etwa 15 bis 20 Kilometern und ein paar Hundert Euro für Fortbildung oder Technik wird die Schwelle meist überschritten.
- Doppelte Haushaltsführung oder lange Pendelstrecken: Hier liegt man fast immer weit darüber.
Wer unter der Schwelle bleibt, verliert nichts. Eine Steuererklärung kann sich trotzdem lohnen, etwa wegen Handwerkerkosten oder Sonderausgaben, die vom Pauschbetrag nicht erfasst sind.
Typische Werbungskosten im Überblick
Absetzbar ist alles, was überwiegend beruflich veranlasst ist. Die folgende Übersicht zeigt die Posten, die in der Praxis am häufigsten vorkommen. Beträge, die das Finanzamt pauschal anerkennt, ändern sich teilweise, sie sind deshalb als Orientierung zu verstehen.
| Posten | Was dazu zählt | Hinweis |
|---|---|---|
| Fahrten zur Arbeit | Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte | über die Entfernungspauschale, siehe unten |
| Arbeitsmittel | Laptop, Fachliteratur, Werkzeug, Büromöbel | bis 800 Euro netto sofort absetzbar, darüber über mehrere Jahre |
| Berufskleidung | Uniform, Schutzkleidung, Kittel | normale Straßenkleidung zählt nicht, auch wenn sie nur im Job getragen wird |
| Fortbildung | Kurse, Seminare, Zweitstudium, Prüfungsgebühren | auch Fahrt und Übernachtung dafür |
| Dienstreisen | Fahrten zu Kunden, Hotelkosten, Verpflegungsmehraufwand | nur soweit der Arbeitgeber nicht steuerfrei erstattet |
| Doppelte Haushaltsführung | Zweitwohnung am Arbeitsort, Heimfahrten | Unterkunft bis 1.000 Euro im Monat |
| Beiträge | Gewerkschaft, Berufsverband | in voller Höhe |
| Bewerbung und Umzug | Mappen, Porto, Fahrten zum Gespräch, beruflich bedingter Umzug | auch wenn die Bewerbung erfolglos bleibt |
| Kontoführung | Gebühren für das Gehaltskonto | pauschal 16 Euro nach Verwaltungspraxis |
Teurere Arbeitsmittel werden über die Nutzungsdauer verteilt. Wie das funktioniert, erklärt der Beitrag zur Abschreibung. Computer und Software dürfen inzwischen mit einer Nutzungsdauer von einem Jahr angesetzt und damit im Jahr der Anschaffung voll abgezogen werden.
Entfernungspauschale: oft der größte Posten
Für den Weg zur Arbeit gilt die Entfernungspauschale. Sie wird je Arbeitstag für die einfache Strecke gewährt, also nicht für Hin- und Rückweg zusammen. Maßgeblich ist die kürzeste Straßenverbindung, eine längere Strecke nur, wenn sie offensichtlich verkehrsgünstiger ist.
- Die Pauschale gilt unabhängig vom Verkehrsmittel, also auch für Rad oder Fußweg.
- Wer nicht mit dem eigenen Auto fährt, ist auf 4.500 Euro im Jahr begrenzt. Höhere Kosten für Bus und Bahn können stattdessen angesetzt werden, wenn sie nachgewiesen sind.
- Mit der Pauschale sind die laufenden Autokosten abgegolten. Unfallkosten auf dem Arbeitsweg können zusätzlich abgezogen werden.
- Bei Fahrgemeinschaften kann jeder Mitfahrer die Pauschale für seine Strecke nutzen.
Sätze bitte prüfen: Bis einschließlich 2025 galten 30 Cent für die ersten 20 Kilometer und 38 Cent ab dem 21. Kilometer. Ab 2026 sieht die gesetzliche Neuregelung einheitlich 38 Cent ab dem ersten Kilometer vor. Die Sätze wurden in den letzten Jahren immer wieder geändert, den aktuellen Stand nennt das Bundesministerium der Finanzen.
Angenommen, ein Arbeitnehmer fährt an 210 Tagen 30 Kilometer zur Arbeit. Dazu kommen 400 Euro Arbeitsmittel, 180 Euro Gewerkschaftsbeitrag und 16 Euro Kontoführung.
Fahrtkosten nach der Regel ab 2026: 30 km x 210 Tage x 0,38 Euro = 2.394 Euro.
Werbungskosten insgesamt: 2.394 + 400 + 180 + 16 = 2.990 Euro.
Über dem Pauschbetrag: 2.990 Euro minus 1.230 Euro = 1.760 Euro.
Bei einem angenommenen Grenzsteuersatz von 30 Prozent: 1.760 x 0,30 = 528 Euro weniger Steuer.
Zum Vergleich nach der alten Regel bis 2025: Die Fahrtkosten hätten 2.058 Euro betragen, der Vorteil also rund 100 Euro weniger.
Homeoffice und Arbeitszimmer
Für Tage, an denen überwiegend zu Hause gearbeitet wird, gibt es eine Tagespauschale von 6 Euro, begrenzt auf 1.260 Euro im Jahr. Ein eigenes Zimmer ist dafür nicht nötig, der Küchentisch reicht. An einem Tag lassen sich Homeoffice-Pauschale und Entfernungspauschale grundsätzlich nicht gleichzeitig ansetzen. Eine Ausnahme gilt, wenn für die Arbeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.
Ein häusliches Arbeitszimmer im engeren Sinn ist nur noch absetzbar, wenn es den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit bildet. Dann können entweder die tatsächlichen anteiligen Kosten für Miete, Strom und Heizung angesetzt werden oder eine Jahrespauschale in Höhe von 1.260 Euro. Beide Beträge sind gesetzlich festgelegt, aber nicht dauerhaft garantiert.
Nachweise: Was das Finanzamt sehen will
Belege und sonstige Nachweise müssen nicht mit der Erklärung eingeschickt, aber aufbewahrt werden. Fragt das Finanzamt nach, muss man die Kosten belegen können. Das betrifft vor allem ungewöhnlich hohe Beträge oder Posten, die privat und beruflich gemischt sein könnten.
- Rechnung oder Quittung mit Datum, Betrag und Leistung. Bei Arbeitsmitteln sollte erkennbar sein, was gekauft wurde.
- Zahlungsnachweis, etwa Kontoauszug oder Kartenbeleg, falls die Rechnung allein nicht genügt.
- Begründung der beruflichen Nutzung, zum Beispiel ein kurzer Vermerk bei Fachliteratur oder eine Teilnahmebestätigung bei Seminaren.
- Aufzeichnungen zu Fahrten und Homeoffice-Tagen: Ein einfacher Kalender reicht. Bei Dienstreisen sollten Ziel, Anlass und Kilometer festgehalten werden.
- Bescheinigung des Arbeitgebers, wenn Kosten nicht erstattet wurden oder kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung stand.
Bei gemischt genutzten Gegenständen wie einem Laptop oder Smartphone akzeptiert das Finanzamt in der Regel einen geschätzten beruflichen Anteil, wenn er plausibel ist. Ganz private Ausgaben wie die eigene Alltagskleidung oder ein normaler Haarschnitt bleiben dagegen außen vor, auch wenn sie im Job eine Rolle spielen.
Werbungskosten außerhalb des Arbeitsverhältnisses
Auch Vermieter, Rentner und Anleger haben Werbungskosten, die Regeln unterscheiden sich aber. Wer eine Wohnung vermietet, zieht Zinsen, Abschreibung auf das Gebäude, Reparaturen und Verwaltungskosten ab, ohne Pauschbetrag als Schwelle. Für Renten gibt es einen Pauschbetrag von 102 Euro, darüber hinaus zählen etwa Kosten für einen Rentenberater.
Bei Kapitalerträgen ist der Abzug tatsächlicher Kosten weitgehend ausgeschlossen. Hier gilt nur der Sparerpauschbetrag von 1.000 Euro, bei Zusammenveranlagung 2.000 Euro. Depotgebühren oder Fachzeitschriften spielen steuerlich deshalb keine Rolle, solange die Erträge der Kapitalertragsteuer unterliegen.
Wer viele Posten und mehrere Einkunftsarten hat, sollte prüfen, ob eine Beratung den Aufwand rechtfertigt. Die Kosten für einen Steuerberater sind ihrerseits teilweise als Werbungskosten absetzbar, soweit sie auf die Ermittlung der Einkünfte entfallen.
Häufige Fragen
Bis zur Höhe des Arbeitnehmer-Pauschbetrags ja, er wird automatisch berücksichtigt. Für alles darüber hinaus sollten Nachweise vorhanden sein. Für Fahrten zur Arbeit genügen in der Regel die Angaben zu Entfernung und Arbeitstagen.
Nein, die Entfernungspauschale gilt nur für die einfache Strecke je Arbeitstag. Mit dem Satz ist der Rückweg bereits abgegolten. Anders ist es bei Dienstreisen, dort werden alle tatsächlich gefahrenen Kilometer berücksichtigt.
Nein. Werbungskosten hängen mit einer Einkunftsquelle zusammen, etwa dem Job. Sonderausgaben sind private Ausgaben, die der Gesetzgeber trotzdem steuerlich begünstigt, zum Beispiel Versicherungsbeiträge oder Spenden.
Ja, solange der Steuerbescheid noch nicht bestandskräftig ist, also in der Regel innerhalb der einmonatigen Einspruchsfrist. Bei freiwilligen Erklärungen lassen sich vergessene Kosten auch noch mit der Abgabe für länger zurückliegende Jahre nachholen.
Quellen und weiterführende Informationen
Gesetzestexte und Angaben der genannten Stellen in der jeweils aktuellen Fassung. Beispielrechnungen dienen der Veranschaulichung.