Wenn ein Unternehmen eine teure Maschine kauft, darf es deren Kosten nicht einfach im Jahr des Kaufs komplett von der Steuer absetzen. Stattdessen muss es die Ausgabe über mehrere Jahre verteilen. Dieses Verteilen nennt man Abschreibung, und dahinter steckt eine durchaus einleuchtende Logik. Wir erklären, was eine Abschreibung ist, warum es sie gibt und wie sie funktioniert.
Was sie ist
Eine Abschreibung verteilt die Kosten einer Anschaffung über die Jahre ihrer Nutzung. Statt den vollen Kaufpreis eines langlebigen Gegenstands sofort im Jahr der Anschaffung als Aufwand zu verbuchen, wird er anteilig auf die Jahre aufgeteilt, in denen der Gegenstand voraussichtlich genutzt wird. Jedes Jahr wird dann nur ein Teil der Kosten als Aufwand erfasst.
Ein einfaches Beispiel verdeutlicht das Prinzip. Kauft ein Betrieb eine Maschine, die zehn Jahre lang genutzt werden soll, so verteilt er die Anschaffungskosten über diese zehn Jahre. Vereinfacht gesagt wird jedes Jahr ein Zehntel der Kosten als Aufwand gebucht. Über die gesamte Nutzungsdauer hinweg summieren sich diese Teilbeträge wieder zum vollen Kaufpreis.
Die Abschreibung ist damit ein zentrales Konzept des Rechnungswesens. Sie sorgt dafür, dass die Kosten einer langlebigen Anschaffung dort erfasst werden, wo der Nutzen entsteht, nämlich über die gesamte Zeit der Verwendung. Dieser Gedanke zieht sich durch die Bilanz und die Gewinnermittlung und ist eng mit dem Verständnis von Vermögen und Aufwand verknüpft.
Warum man abschreibt
Der Grund für die Abschreibung liegt in der Natur langlebiger Anschaffungen. Ein Gegenstand wie eine Maschine, ein Fahrzeug oder eine Büroeinrichtung wird nicht in einem einzigen Jahr verbraucht, sondern über viele Jahre genutzt. Dabei nutzt er sich ab und verliert an Wert. Diesen allmählichen Wertverlust soll die Abschreibung abbilden.
Würde man die gesamten Kosten im Jahr des Kaufs verbuchen, ergäbe das ein verzerrtes Bild. Das Kaufjahr würde mit einem riesigen Aufwand belastet, während die Folgejahre, in denen der Gegenstand ebenfalls genutzt wird und Nutzen stiftet, kostenfrei dastünden. Das entspräche nicht der Wirklichkeit, denn der Gegenstand trägt ja über seine gesamte Lebensdauer zum Geschäft bei.
Die Abschreibung sorgt deshalb für eine verursachungsgerechte Verteilung. Der Aufwand wird den Jahren zugeordnet, in denen der Gegenstand tatsächlich genutzt wird. Das ergibt ein realistischeres Bild der wirtschaftlichen Lage und des Gewinns in jedem einzelnen Jahr. Dieses Prinzip, Aufwand und Nutzen zeitlich zusammenzuführen, ist ein Grundgedanke ordentlicher Buchführung und der gesamten Betriebswirtschaftslehre.
Gut zu wissen: Nicht alles wird abgeschrieben. Nur langlebige Wirtschaftsgüter, die sich abnutzen, werden über die Jahre verteilt. Material, das sofort verbraucht wird, oder kleine Anschaffungen werden direkt als Aufwand gebucht.
Die Nutzungsdauer
Eine zentrale Größe bei der Abschreibung ist die Nutzungsdauer, also der Zeitraum, über den ein Gegenstand voraussichtlich genutzt wird. Über genau diese Dauer werden die Anschaffungskosten verteilt. Je länger die Nutzungsdauer, desto kleiner ist der jährliche Abschreibungsbetrag, denn die Kosten verteilen sich auf mehr Jahre.
Die Nutzungsdauer wird nicht willkürlich festgelegt. Für viele typische Wirtschaftsgüter gibt es amtliche Tabellen, in denen die übliche Nutzungsdauer festgehalten ist, die sogenannten AfA-Tabellen. Sie geben für die verschiedenen Arten von Gegenständen vor, über wie viele Jahre sie in der Regel abzuschreiben sind. Das schafft einheitliche und nachvollziehbare Maßstäbe.
Diese festgelegten Zeiträume orientieren sich an der erwarteten wirtschaftlichen Lebensdauer der Güter. Ein Computer hat etwa eine kürzere Nutzungsdauer als ein Gebäude, weil er schneller veraltet und ausgetauscht wird. Entsprechend wird er über weniger Jahre abgeschrieben. Die Nutzungsdauer bestimmt damit ganz wesentlich, wie hoch der jährliche Abschreibungsbetrag ausfällt und wie lange sich die Anschaffung steuerlich auswirkt.
Die wichtigsten Methoden
Für die Abschreibung gibt es verschiedene Methoden, die festlegen, wie die Kosten auf die Jahre verteilt werden. Die einfachste und häufigste ist die lineare Abschreibung. Bei ihr wird der Kaufpreis gleichmäßig auf die Jahre der Nutzungsdauer verteilt. Jedes Jahr wird also derselbe Betrag abgeschrieben, was die Methode übersichtlich und leicht nachvollziehbar macht.
Eine andere Methode ist die degressive Abschreibung. Bei ihr sind die Abschreibungsbeträge in den ersten Jahren höher und nehmen dann ab. Man schreibt also zu Beginn mehr ab und später weniger. Diese Methode bildet den Umstand ab, dass manche Güter gerade in den ersten Jahren stark an Wert verlieren. Ob und in welchem Umfang die degressive Abschreibung zulässig ist, hängt von den jeweils geltenden steuerlichen Regeln ab, die sich von Zeit zu Zeit ändern.
Welche Methode angewendet werden darf und sinnvoll ist, richtet sich nach den gesetzlichen Vorgaben und der Art des Wirtschaftsguts. Für die meisten Anschaffungen ist die lineare Abschreibung der Normalfall. Da sich die steuerlichen Möglichkeiten ändern können und im Detail komplex sind, lohnt es sich bei größeren Anschaffungen, die konkrete Behandlung mit fachlicher Hilfe zu klären, etwa durch einen Steuerberater.
Abschreibung und Steuer
Im steuerlichen Zusammenhang spricht man statt von Abschreibung oft von der AfA, was für Absetzung für Abnutzung steht. Gemeint ist damit dasselbe Prinzip: die Verteilung der Anschaffungskosten über die Nutzungsdauer, hier mit Blick auf ihre steuermindernde Wirkung. Die AfA ist also der steuerliche Name für die Abschreibung.
Die steuerliche Bedeutung ist erheblich. Der jährliche Abschreibungsbetrag mindert den Gewinn und damit die Steuerlast in dem betreffenden Jahr. Wer als Unternehmer oder Selbstständiger ein langlebiges Wirtschaftsgut anschafft, kann die Kosten also nicht auf einmal, aber über die Jahre verteilt steuerlich geltend machen. Das gilt sowohl bei der Bilanzierung als auch bei der Einnahmenüberschussrechnung.
Auch über den unternehmerischen Bereich hinaus spielt die AfA eine Rolle, etwa bei vermieteten Immobilien. Hier können Eigentümer die Anschaffungs- oder Herstellungskosten des Gebäudes über die Nutzungsdauer abschreiben und so ihre steuerpflichtigen Mieteinnahmen mindern. Die Abschreibung ist damit ein wichtiges Instrument, das die tatsächliche Steuerbelastung erheblich beeinflusst und bei vielen wirtschaftlichen Entscheidungen mitbedacht werden sollte.
Sonderfall geringwertige Güter
Nicht jede Anschaffung muss über Jahre abgeschrieben werden. Für geringwertige Wirtschaftsgüter, also Gegenstände bis zu einer bestimmten Wertgrenze, gibt es Vereinfachungen. Solche günstigen Anschaffungen dürfen oft sofort im Jahr des Kaufs vollständig als Aufwand gebucht werden, statt sie aufwendig über mehrere Jahre zu verteilen.
Der Sinn dieser Regelung ist die Vereinfachung. Es wäre unverhältnismäßig, etwa einen günstigen Bürostuhl oder ein kleines Werkzeug über Jahre abzuschreiben und dafür einen Verwaltungsaufwand zu betreiben, der in keinem Verhältnis zum Wert steht. Für solche kleinen Beträge erlaubt der Gesetzgeber daher den sofortigen Abzug, was Buchhaltung und Steuererklärung erleichtert.
Die genauen Wertgrenzen und Regeln für geringwertige Wirtschaftsgüter sind gesetzlich festgelegt und können sich ändern. Es gibt zudem besondere Sammelregelungen, bei denen mehrere solcher Güter zusammengefasst und gemeinsam über einen festen Zeitraum abgeschrieben werden. Für die Praxis bedeutet das: Bei kleineren Anschaffungen ist die Behandlung einfacher, bei größeren greift die reguläre Abschreibung über die Nutzungsdauer. Wer hier unsicher ist, sollte die aktuell geltenden Grenzen prüfen oder fachlichen Rat einholen, denn die Details ändern sich immer wieder.
Häufige Fragen
Eine Abschreibung verteilt die Kosten einer Anschaffung über die Jahre ihrer Nutzung. Statt den vollen Kaufpreis im Jahr des Kaufs als Aufwand zu buchen, wird er anteilig auf die voraussichtliche Nutzungsdauer aufgeteilt und so verursachungsgerecht erfasst.
AfA steht für Absetzung für Abnutzung und ist der steuerliche Begriff für die Abschreibung. Sie beschreibt, wie sich die Anschaffungskosten eines Wirtschaftsguts über die Nutzungsdauer steuermindernd verteilen lassen und so den Gewinn und die Steuerlast senken.
Weil ein langlebiges Wirtschaftsgut über mehrere Jahre genutzt wird und an Wert verliert. Die Abschreibung bildet diesen Wertverlust ab und verteilt den Aufwand verursachungsgerecht auf die Jahre, in denen das Gut genutzt wird. Das ergibt ein realistisches Bild des Gewinns.
Bei der linearen Abschreibung wird jedes Jahr derselbe Betrag abgeschrieben, die Kosten verteilen sich gleichmäßig. Bei der degressiven Abschreibung sind die Beträge in den ersten Jahren höher und nehmen dann ab. Ob die degressive Methode zulässig ist, hängt von den geltenden steuerlichen Regeln ab.