Muss ich eine Steuererklärung abgeben?
Für Selbstständige, Freiberufler und Gewerbetreibende ist die Antwort fast immer ja. Sie müssen ihre Erklärung zudem elektronisch einreichen. Bei Arbeitnehmern ist die Lage anders: Ihre Einkommensteuer wird über die Lohnsteuer bereits laufend einbehalten. Eine Erklärung ist für sie nur in bestimmten Fällen Pflicht, die § 46 Abs. 2 EStG aufzählt. Die wichtigsten:
- Nebeneinkünfte ohne Lohnsteuerabzug von mehr als 410 Euro im Jahr, etwa aus Vermietung, einem selbstständigen Nebenjob oder Honoraren für Vorträge.
- Lohnersatzleistungen wie Arbeitslosengeld, Elterngeld, Kurzarbeitergeld oder Krankengeld von mehr als 410 Euro.
- Ehepaare mit der Steuerklassenkombination III/V oder IV mit Faktor.
- Mehrere Arbeitsverhältnisse gleichzeitig, bei denen ein Lohn nach Steuerklasse VI abgerechnet wurde.
- Ein beim Finanzamt eingetragener Freibetrag für den Lohnsteuerabzug, sofern der Arbeitslohn eine bestimmte Grenze übersteigt.
- Kapitalerträge, auf die keine Abgeltungsteuer einbehalten wurde, zum Beispiel aus einem Depot im Ausland.
- Eine ausdrückliche Aufforderung des Finanzamts.
Rentnerinnen und Rentner müssen abgeben, wenn ihr Gesamtbetrag der Einkünfte über dem Grundfreibetrag liegt. Weil nur ein Teil der Rente steuerpflichtig ist, betrifft das längst nicht jeden. Wer unsicher ist, kann die Werte aus der Rentenbezugsmitteilung grob überschlagen oder beim Finanzamt nachfragen.
Wichtig zu wissen: Wer zur Abgabe verpflichtet ist, muss die Steuererklärung auch dann einreichen, wenn er mit einer Erstattung rechnet. Die Pflicht hängt nicht vom Ergebnis ab, sondern allein vom Sachverhalt.
Freiwillig abgeben: bis zu vier Jahre rückwirkend
Wer nicht verpflichtet ist, kann trotzdem eine Erklärung einreichen. Das nennt sich Antragsveranlagung. Dafür gilt keine Frist zum 31. Juli, sondern die allgemeine Festsetzungsfrist von vier Jahren (§ 169 AO). Sie beginnt mit Ablauf des Steuerjahres. Für ein Jahr, das noch offen ist, lässt sich die Erklärung also bis zum Ende des vierten Folgejahres nachholen.
| Steuerjahr | Freiwillige Abgabe möglich bis |
|---|---|
| 2022 | 31. Dezember 2026 |
| 2023 | 31. Dezember 2027 |
| 2024 | 31. Dezember 2028 |
| 2025 | 31. Dezember 2029 |
Ob sich das lohnt, zeigt meist schon ein grober Überschlag. Für viele Angestellte gibt es eine Erstattung, weil die Lohnsteuer pauschal rechnet und individuelle Kosten nicht kennt.
Angenommen, eine Angestellte hat Werbungskosten von 2.400 Euro. Ohne Erklärung berücksichtigt die Lohnsteuer nur den Arbeitnehmer-Pauschbetrag (derzeit 1.230 Euro).
Zusätzlicher Abzug: 2.400 Euro minus 1.230 Euro = 1.170 Euro.
Bei einem angenommenen Grenzsteuersatz von 30 Prozent: 1.170 x 0,30 = 351 Euro weniger Einkommensteuer.
Dazu kommen 600 Euro Arbeitslohn für einen Handwerker in der Wohnung. Davon werden 20 Prozent direkt von der Steuer abgezogen: 120 Euro.
Ergebnis: rund 470 Euro Erstattung, zuzüglich anteiliger Kirchensteuer bei Kirchenmitgliedern.
Ergibt die Berechnung überraschend eine Nachzahlung, ist das bei der freiwilligen Abgabe kein Endpunkt. Der Antrag kann in der Regel zurückgenommen werden, solange der Bescheid noch nicht bestandskräftig ist, etwa über einen Einspruch. Für Pflichtfälle gilt das nicht.
Fristen und was bei Verspätung passiert
Für Pflichtveranlagungen legt § 149 AO feste Abgabetermine fest. Fällt das Datum auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verschiebt es sich auf den nächsten Werktag.
| Situation | Abgabefrist |
|---|---|
| Erklärung selbst erstellt | 31. Juli des Folgejahres |
| Mit Steuerberater oder Lohnsteuerhilfeverein | letzter Tag im Februar des zweiten Folgejahres |
| Freiwillige Abgabe | vier Jahre nach Ende des Steuerjahres |
Für die Steuerjahre 2019 bis 2024 galten wegen der Pandemie verlängerte Übergangsfristen, die schrittweise zurückgeführt wurden. Wer ein älteres Jahr nachträgt, sollte den damals geltenden Termin deshalb gesondert nachsehen.
Verspätungszuschlag
Wer seine Pflichterklärung zu spät abgibt, muss mit einem Verspätungszuschlag nach § 152 AO rechnen. Er beträgt 0,25 Prozent der festgesetzten Steuer abzüglich bereits gezahlter Beträge, mindestens aber 25 Euro für jeden angefangenen Monat der Verspätung. Ergibt sich eine Erstattung oder keine Steuer, liegt der Zuschlag im Ermessen des Finanzamts. Zeichnet sich ab, dass ein Termin nicht zu halten ist, hilft ein formloser Antrag auf Fristverlängerung mit kurzer Begründung, und zwar vor Ablauf der Frist.
Schritt für Schritt mit Elster
Elster ist das kostenlose Onlineportal der Finanzverwaltung. Arbeitnehmer und Rentner dürfen zwar weiterhin Papiervordrucke nutzen, der elektronische Weg ist aber schneller und hat einen praktischen Vorteil: Viele Daten liegen dem Finanzamt schon vor und lassen sich abrufen.
- Registrieren: Auf elster.de ein Benutzerkonto anlegen. Die Aktivierungsdaten kommen per Post, deshalb dauert das einige Tage. Alternativ geht die Anmeldung mit der Onlinefunktion des Personalausweises.
- Belegabruf freischalten: Damit stehen Lohnsteuerbescheinigung, Rentenbezugsmitteilung und gemeldete Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge zur Übernahme bereit.
- Formular wählen: Für Arbeitnehmer genügt meist der Hauptvordruck mit den Anlagen für Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit und für Vorsorgeaufwendungen. Je nach Situation kommen weitere Anlagen dazu, etwa für Kinder, Vermietung oder Kapitalerträge.
- Daten prüfen und ergänzen: Abgerufene Werte sind nicht automatisch vollständig. Eigene Ausgaben wie Fahrtkosten, Arbeitsmittel oder Sonderausgaben müssen selbst eingetragen werden.
- Absenden: Vor dem Versand zeigt Elster eine Prüfung auf Plausibilitätsfehler. Nach dem Absenden kommt eine Übermittlungsbestätigung, die man aufbewahren sollte.
Gut zu wissen: Neben Elster gibt es kostenpflichtige Steuerprogramme und Apps. Sie übermitteln die Daten über dieselbe Schnittstelle und bieten oft mehr Erklärungen beim Ausfüllen. Für einfache Fälle reicht Elster aus.
Welche Unterlagen Sie brauchen
Welche Unterlagen nötig sind, hängt von der persönlichen Situation ab. Belege müssen seit einigen Jahren nicht mehr automatisch mitgeschickt werden. Sie sind aber aufzubewahren und auf Anforderung vorzulegen. Sinnvoll ist eine Mappe oder ein digitaler Ordner, in den unterm Jahr alles wandert. Wer ohnehin ein Haushaltsbuch führt, hat viele Ausgaben schon beisammen.
Zum Einkommen
- Lohnsteuerbescheinigung vom Arbeitgeber
- Bescheinigungen über Lohnersatzleistungen (Arbeitsagentur, Krankenkasse, Elterngeldstelle)
- Rentenbezugsmitteilung oder Rentenanpassungsmitteilung
- Jahressteuerbescheinigung der Bank, wenn Kapitalerträge geprüft werden sollen, etwa wegen nicht ausgeschöpftem Sparerpauschbetrag oder zu hoher Kapitalertragsteuer
- Mieteinnahmen und Nebenkostenabrechnungen bei vermieteten Objekten
Zu den Ausgaben
- Nachweise zu beruflichen Kosten: Arbeitsmittel, Fortbildung, Fahrten, Gewerkschaftsbeitrag
- Beiträge zu Versicherungen und Altersvorsorge, soweit sie nicht schon elektronisch gemeldet sind
- Spendenbescheinigungen, bei kleinen Spenden genügt der Kontoauszug
- Rechnungen für Handwerker und haushaltsnahe Dienstleistungen, bezahlt per Überweisung, nicht bar
- Kosten der Kinderbetreuung sowie Krankheitskosten, die nicht erstattet wurden
Nach der Abgabe: Bescheid prüfen
Wie lange das Finanzamt braucht, ist sehr unterschiedlich. Einige Wochen sind normal, in der Hauptsaison im Frühjahr und Sommer kann es länger dauern. Der Bescheid kommt per Post oder, wenn gewählt, elektronisch in das Elster-Postfach.
Ein Vergleich mit der eigenen Erklärung lohnt sich immer. Das Finanzamt erläutert Abweichungen am Ende des Bescheids. Wer einen Fehler findet, kann innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe Einspruch einlegen (§ 355 AO). Der Einspruch ist kostenlos, braucht keine besondere Form und kann über Elster eingereicht werden. Nach Ablauf der Frist wird der Bescheid bestandskräftig und lässt sich nur noch in Ausnahmefällen ändern.
Ein Bescheid kann auch eine Nachzahlung enthalten. Sie ist innerhalb der angegebenen Frist fällig. Bei größeren Beträgen, die die Liquidität sprengen, ist ein Antrag auf Stundung oder Ratenzahlung möglich. Zusätzlich setzt das Finanzamt häufig Vorauszahlungen für die Folgejahre fest, wenn regelmäßig Nachzahlungen anfallen.
Häufige Fragen
Einen festen Betrag gibt es nicht, weil die Erstattung von Werbungskosten, Sonderausgaben und dem persönlichen Steuersatz abhängt. Viele Angestellte erhalten einige Hundert Euro zurück. Wer hohe Fahrtkosten oder doppelte Haushaltsführung hat, oft deutlich mehr.
Das Finanzamt erinnert zunächst und setzt dann Verspätungszuschläge fest. Reagiert man weiterhin nicht, kann es die Besteuerungsgrundlagen schätzen und Zwangsgeld androhen. Eine Schätzung fällt selten zu Gunsten des Steuerpflichtigen aus.
Wer nicht zur Abgabe verpflichtet war, kann die Erklärung für 2022 bis zum 31. Dezember 2026 einreichen. Maßgeblich ist der Eingang beim Finanzamt, eine elektronische Übermittlung über Elster ist daher am sichersten.
Ja, Elster wird von der Finanzverwaltung betrieben und kostet nichts. Kosten entstehen nur, wenn man stattdessen ein kommerzielles Steuerprogramm, einen Lohnsteuerhilfeverein oder einen Steuerberater nutzt.
Quellen und weiterführende Informationen
Gesetzestexte und Angaben der genannten Stellen in der jeweils aktuellen Fassung. Beispielrechnungen dienen der Veranschaulichung.