Was die Kleinunternehmerregelung bedeutet
Die Kleinunternehmerregelung steht in § 19 UStG. Unternehmer mit geringem Umsatz stellen ihren Kunden keine Umsatzsteuer in Rechnung und führen auch keine an das Finanzamt ab. Seit 2025 ist das rechtlich als Steuerbefreiung ausgestaltet. Vorher hieß es, die Steuer werde nicht erhoben, im Ergebnis ist es für die meisten Betroffenen gleich geblieben.
Im Gegenzug entfällt der Vorsteuerabzug. Kauft ein Kleinunternehmer einen Computer für 1.190 Euro, kostet ihn der Computer 1.190 Euro und nicht 1.000 Euro wie einen regulär besteuerten Betrieb. Die Regelung gilt für Einzelunternehmer ebenso wie für Personengesellschaften, etwa eine GbR. Maßgeblich ist immer der Umsatz des gesamten Unternehmens, nicht einzelner Tätigkeiten.
Die Entscheidung fällt meist schon bei der Anmeldung. Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, der über ELSTER an das Finanzamt geht, geben Gründer ihren erwarteten Umsatz an und wählen, ob sie die Kleinunternehmerregelung nutzen wollen. Wer mehrere Tätigkeiten ausübt, zum Beispiel nebenberuflich Kurse gibt und zusätzlich Produkte online verkauft, muss alle Umsätze zusammenrechnen. Es gibt pro Person nur ein Unternehmen im umsatzsteuerlichen Sinn, egal wie viele Gewerbe angemeldet sind.
Die Umsatzgrenzen seit 2025
Seit dem 1. Januar 2025 gelten zwei Grenzen, die beide eingehalten werden müssen. Der Gesamtumsatz des Vorjahres darf 25.000 Euro nicht überschritten haben, und im laufenden Jahr darf er 100.000 Euro nicht überschreiten. Bis Ende 2024 lagen die Grenzen bei 22.000 und 50.000 Euro, und für das laufende Jahr kam es auf eine Prognose an.
| Umsatz Vorjahr | Umsatz laufendes Jahr | Folge |
|---|---|---|
| bis 25.000 Euro | bis 25.000 Euro | Kleinunternehmer im laufenden und im folgenden Jahr |
| bis 25.000 Euro | über 25.000 bis 100.000 Euro | Kleinunternehmer im laufenden Jahr, ab dem Folgejahr reguläre Besteuerung |
| bis 25.000 Euro | über 100.000 Euro | reguläre Besteuerung ab dem Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird |
| über 25.000 Euro | egal | keine Kleinunternehmerregelung |
Sonderfall Gründungsjahr
Wer neu startet, hat keinen Vorjahresumsatz. Im Jahr der Gründung gilt deshalb eine strengere Grenze: Der Umsatz darf 25.000 Euro nicht überschreiten. Wird diese Grenze im Lauf des Gründungsjahres überschritten, endet die Kleinunternehmereigenschaft sofort mit dem Umsatz, der darüber hinausgeht. Bei unterjähriger Gründung wird die Grenze nicht auf ein volles Jahr hochgerechnet.
Welche Umsätze zählen
Gezählt wird der Gesamtumsatz nach § 19 UStG, also die Entgelte für Lieferungen und Leistungen. Einige steuerfreie Umsätze bleiben außen vor, ebenso der Verkauf von Anlagevermögen. Wer seinen alten Firmenwagen verkauft, rutscht dadurch also nicht über die Grenze. Da Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer berechnen, ist der vereinnahmte Betrag zugleich der maßgebliche Umsatz.
Was beim Überschreiten passiert
Die 100.000-Euro-Grenze wirkt seit 2025 sofort und nicht erst im Folgejahr. Das ist die wichtigste Änderung der Reform und in der Praxis eine echte Falle.
Angenommen, eine Fotografin hatte im Vorjahr 24.000 Euro Umsatz und ist deshalb Kleinunternehmerin.
Bis Ende Oktober des laufenden Jahres hat sie dank eines Großkunden 92.000 Euro eingenommen.
Im November vereinbart sie einen Auftrag über 12.000 Euro. Damit läge ihr Jahresumsatz bei 104.000 Euro.
Ergebnis: Bereits dieser Auftrag über 12.000 Euro ist umsatzsteuerpflichtig. Sie muss ihn mit Umsatzsteuer abrechnen und ab sofort Voranmeldungen abgeben. Hat sie netto 12.000 Euro vereinbart, ohne das zu bedenken, fehlen ihr bei 19 Prozent rund 1.916 Euro, weil die Steuer dann im vereinbarten Betrag steckt.
Wichtig zu wissen: Wer sich der 100.000-Euro-Grenze nähert, sollte Umsätze laufend mitzählen und Verträge so formulieren, dass Umsatzsteuer gegebenenfalls zusätzlich berechnet werden darf. Sonst geht die Steuer vom eigenen Honorar ab.
Rechnungen als Kleinunternehmer
Auf der Rechnung darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen sein. Stattdessen braucht es einen Hinweis auf die Steuerbefreiung, zum Beispiel: "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Seit 2025 gelten für Kleinunternehmer zudem vereinfachte Anforderungen an den Rechnungsinhalt.
Wer trotzdem Umsatzsteuer auf die Rechnung schreibt, schuldet diesen Betrag nach § 14c UStG dem Finanzamt, obwohl er Kleinunternehmer ist. Der Kunde darf ihn aber nicht als Vorsteuer abziehen. Das passiert häufiger, als man denkt, etwa durch unpassende Rechnungsvorlagen. Von der Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, sind Kleinunternehmer ausgenommen. Empfangen können müssen sie elektronische Rechnungen von anderen Unternehmen aber trotzdem.
Die Kehrseite: Vorsteuer wird zum Kostenfaktor
Jede Eingangsrechnung mit Umsatzsteuer verteuert sich für Kleinunternehmer um 19 oder 7 Prozent. Bei geringen Ausgaben fällt das kaum ins Gewicht. Bei größeren Investitionen in Maschinen, Fahrzeuge oder Ausstattung kann es Tausende Euro ausmachen.
Ein weiterer Punkt wird gern übersehen: Bezieht ein Kleinunternehmer Leistungen, bei denen der Empfänger die Steuer schuldet, etwa Online-Werbung von einem Anbieter aus einem anderen EU-Staat, muss er die Umsatzsteuer selbst anmelden und zahlen. Abziehen darf er sie nicht. Dafür ist im Zweifel doch eine Umsatzsteuer-Voranmeldung fällig.
Wann sich der Verzicht lohnt
Niemand muss die Regelung nutzen. Wer gegenüber dem Finanzamt erklärt, auf sie zu verzichten, wird regulär besteuert und ist daran mindestens fünf Kalenderjahre gebunden. Ob das sinnvoll ist, zeigt ein Vergleich.
| Kundenkreis | Gewinn als Kleinunternehmer | Gewinn bei Regelbesteuerung | Vorteil |
|---|---|---|---|
| Privatkunden (Preis bleibt bei 20.000 Euro brutto) | 12.860 Euro | 10.807 Euro | Kleinunternehmer, 2.053 Euro |
| Geschäftskunden (20.000 Euro netto plus 3.800 Euro Steuer) | 12.860 Euro | 14.000 Euro | Regelbesteuerung, 1.140 Euro |
Privatkunden können keine Vorsteuer ziehen. Für sie ist ein Kleinunternehmer ohne Steueraufschlag schlicht günstiger, oder er verdient bei gleichem Endpreis mehr. Geschäftskunden ist die Umsatzsteuer dagegen egal, weil sie sie zurückbekommen. Hier verschenkt der Kleinunternehmer seine eigene Vorsteuer, ohne einen Preisvorteil zu haben.
- Eher Kleinunternehmer bleiben: überwiegend Privatkunden, geringe Ausgaben, kein großer Investitionsbedarf, Wunsch nach wenig Verwaltung.
- Eher verzichten: überwiegend Geschäftskunden, hohe Anschaffungen am Anfang, absehbar steigende Umsätze, Kundschaft, die Rechnungen mit Steuerausweis erwartet.
- Genau rechnen: bei gemischtem Kundenkreis und schwankenden Umsätzen, weil die Bindung fünf Jahre dauert.
Was die Regelung nicht ändert
Die Kleinunternehmerregelung betrifft nur die Umsatzsteuer. Gewinne unterliegen weiterhin der Einkommensteuer, Gewerbetreibende zahlen ab einem Freibetrag zusätzlich Gewerbesteuer. Den Gewinn ermitteln die meisten Kleinunternehmer mit der Einnahmenüberschussrechnung.
Eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung müssen Kleinunternehmer seit dem Besteuerungszeitraum 2024 grundsätzlich nicht mehr abgeben, solange das Finanzamt sie nicht ausdrücklich anfordert. Seit 2025 können sie die Regelung außerdem unter bestimmten Voraussetzungen in anderen EU-Staaten nutzen, über ein besonderes Meldeverfahren beim Bundeszentralamt für Steuern. Wer unsicher ist, ob die Regel passt, kann die Entscheidung mit einem Steuerberater durchrechnen, bevor er sich für fünf Jahre bindet.
Häufige Fragen
Wenn der Umsatz des Vorjahres über 25.000 Euro lag, gilt die Regel im neuen Jahr nicht mehr. Überschreitet der Umsatz im laufenden Jahr 100.000 Euro, endet sie sofort mit dem Umsatz, der die Grenze reißt. Im Gründungsjahr liegt diese Schwelle bereits bei 25.000 Euro.
Gerechnet wird mit dem Entgelt ohne Umsatzsteuer. Da Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer berechnen, entspricht das den tatsächlichen Einnahmen aus Lieferungen und Leistungen. Wer regulär besteuert war, rechnet für das Vorjahr mit den Nettobeträgen.
Für Kleinunternehmer gelten seit 2025 vereinfachte Rechnungsanforderungen. Name und Anschrift, Datum, Leistung, Entgelt und der Hinweis auf die Steuerbefreiung gehören aber immer dazu. Welche Angaben im Einzelfall Pflicht sind, regelt die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung.
Ja, aber frühestens nach Ablauf der fünfjährigen Bindung und nur, wenn die Umsatzgrenzen eingehalten sind. Der Widerruf muss gegenüber dem Finanzamt erklärt werden.
Quellen und weiterführende Informationen
Gesetzestexte und Angaben der genannten Stellen in der jeweils aktuellen Fassung. Beispielrechnungen dienen der Veranschaulichung.