Vorsteuer in zwei Sätzen
Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die ein Unternehmen auf Eingangsrechnungen an andere Unternehmen zahlt. Mit dem Vorsteuerabzug nach § 15 UStG zieht es diesen Betrag von der eigenen Umsatzsteuerschuld ab, sodass nur die Differenz an das Finanzamt geht.
Der Abzug sorgt dafür, dass die Steuer nicht auf jeder Handelsstufe erneut anfällt und sich aufaddiert. Für Unternehmen mit Vorsteuerabzug sind deshalb nur Nettopreise relevant. Ob ein Laptop 1.000 Euro netto oder 1.190 Euro brutto kostet, macht für sie wirtschaftlich keinen Unterschied, für eine Privatperson dagegen sehr wohl. Umgekehrt heißt das: Wer keinen Vorsteuerabzug hat, etwa eine Arztpraxis oder ein Kleinunternehmer, muss immer mit Bruttopreisen kalkulieren, weil die Steuer bei ihm hängen bleibt.
Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug
Der Abzug ist an Bedingungen geknüpft, die alle gleichzeitig erfüllt sein müssen. Fehlt eine davon, bleibt die gezahlte Steuer ein Kostenfaktor.
- Der Empfänger ist Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes und nicht Kleinunternehmer.
- Die Leistung wurde für das Unternehmen bezogen, nicht für private Zwecke.
- Der Lieferant ist ebenfalls Unternehmer und schuldet die Steuer gesetzlich.
- Es liegt eine ordnungsgemäße Rechnung mit allen Pflichtangaben vor.
- Der Eingangsumsatz dient nicht steuerfreien Ausgangsumsätzen, die den Abzug ausschließen.
Der dritte Punkt wird oft übersehen. Abziehbar ist nur die gesetzlich geschuldete Steuer. Berechnet ein Lieferant versehentlich 19 statt 7 Prozent, darf der Empfänger trotzdem nur 7 Prozent als Vorsteuer ansetzen. Den zu viel gezahlten Betrag muss er sich vom Lieferanten zurückholen.
Was auf der Rechnung stehen muss
Die Pflichtangaben einer Rechnung regelt § 14 Abs. 4 UStG. In der Praxis scheitert der Vorsteuerabzug häufiger an formalen Mängeln als an inhaltlichen Fragen.
| Pflichtangabe | Worauf zu achten ist |
|---|---|
| Name und Anschrift von Leistendem und Empfänger | vollständig, Abkürzungen nur wenn eindeutig |
| Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden | eine der beiden genügt |
| Ausstellungsdatum | Datum der Rechnung |
| fortlaufende Rechnungsnummer | einmalig vergeben, Lücken sind erklärungsbedürftig |
| Menge und Art der Leistung | handelsübliche Bezeichnung, "Beratung" allein reicht oft nicht |
| Zeitpunkt der Leistung | auch als Monat, etwa "Leistungszeitraum März" |
| Entgelt nach Steuersätzen | Nettobetrag getrennt nach 19 und 7 Prozent |
| Steuersatz und Steuerbetrag | oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung |
| im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen | etwa Skonto- oder Bonusvereinbarungen |
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
Für Rechnungen bis 250 Euro brutto reichen nach § 33 UStDV weniger Angaben: Name und Anschrift des Leistenden, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz. Der Empfänger muss nicht genannt sein. Typisch sind Tankquittungen oder Kassenbons aus dem Bürobedarf. Die Vorsteuer rechnet man in diesem Fall selbst aus dem Bruttobetrag heraus.
E-Rechnung zwischen Unternehmen
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im Inland elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format empfangen können, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Ein einfaches PDF zählt nicht als E-Rechnung. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen bis Ende 2026, für kleinere Unternehmen bis Ende 2027. Danach ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen die E-Rechnung die Regel, und eine Papier- oder PDF-Rechnung kann den Vorsteuerabzug gefährden. Kleinbetragsrechnungen sind ausgenommen.
Beispielrechnung: von der Vorsteuer zur Zahllast
Die Zahllast ist der Betrag, den das Unternehmen nach Verrechnung tatsächlich an das Finanzamt überweist. Sie wird für jeden Voranmeldungszeitraum neu ermittelt.
Angenommen, ein Grafikbüro stellt im Quartal Rechnungen über 30.000 Euro netto. Umsatzsteuer: 19 Prozent = 5.700 Euro.
Vorsteuer aus Eingangsrechnungen: Laptop 2.000 Euro netto (380 Euro), Büromiete mit Umsatzsteuer 3.000 Euro netto (570 Euro), Software 600 Euro netto (114 Euro), Bahnfahrkarten 200 Euro netto zu 7 Prozent (14 Euro), Geschäftsessen 100 Euro netto (19 Euro).
Summe Vorsteuer: 380 + 570 + 114 + 14 + 19 = 1.097 Euro
Zahllast: 5.700 Euro minus 1.097 Euro = 4.603 Euro
Ergebnis: Das Büro überweist 4.603 Euro an das Finanzamt.
Ist die Vorsteuer höher als die Umsatzsteuer, entsteht ein Vorsteuerüberhang. Kauft das Büro im nächsten Quartal etwa eine Druckmaschine für 40.000 Euro netto, stehen 7.600 Euro Vorsteuer gegen 5.700 Euro Umsatzsteuer. Das Finanzamt erstattet dann 1.900 Euro. Bei hohen Erstattungen prüft es oft nach, bevor es auszahlt. Für Gründer mit großen Anfangsinvestitionen kann das die Liquidität spürbar entlasten, sofern der Vorsteuerabzug möglich ist.
Gut zu wissen: Die Vorsteuer aus Bewirtungskosten ist voll abziehbar, wenn die Bewirtung angemessen und belegt ist. Bei der Einkommensteuer sind dagegen nur 70 Prozent der Bewirtungskosten als Betriebsausgabe abziehbar. Die beiden Regeln werden gern verwechselt.
Wann die Vorsteuer abgezogen werden darf
Grundsätzlich ist der Abzug in dem Voranmeldungszeitraum möglich, in dem die Leistung erbracht wurde und die Rechnung vorliegt. Maßgeblich ist der spätere der beiden Zeitpunkte. Ob die Rechnung schon bezahlt ist, spielt im Normalfall keine Rolle.
Bei Anzahlungen ist es anders: Hier zählt die Zahlung, sofern eine Rechnung über die Anzahlung vorliegt. Wer eine Rechnung erst im Folgemonat erhält, kann die Vorsteuer auch erst dann ziehen. Die zeitliche Zuordnung ist bei Betriebsprüfungen ein häufiger Streitpunkt, weil sie über Zinsen entscheiden kann.
Kein oder nur teilweiser Abzug
- Steuerfreie Umsätze: Ärzte, Versicherungsvermittler oder Vermieter von Wohnraum erzielen überwiegend steuerfreie Umsätze und dürfen die zugehörige Vorsteuer nicht abziehen.
- Gemischte Nutzung: Wird ein Gegenstand teils privat genutzt, etwa ein Auto, ist die Vorsteuer aufzuteilen oder die private Nutzung später zu versteuern. Bei weniger als 10 Prozent unternehmerischer Nutzung ist eine Zuordnung zum Unternehmen ausgeschlossen.
- Geschenke: Für Geschenke an Geschäftspartner oberhalb der einkommensteuerlichen Freigrenze ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen.
- Fehlerhafte Rechnungen: Fehlen Pflichtangaben, ist der Abzug zunächst nicht möglich. Eine Berichtigung durch den Aussteller kann unter bestimmten Voraussetzungen auf den ursprünglichen Zeitpunkt zurückwirken.
Wichtig zu wissen: Wer die Vorsteuer aus einer Rechnung zieht, die einen Scheinlieferanten oder ein Umsatzsteuerkarussell betrifft, verliert den Abzug, wenn er davon wusste oder hätte wissen müssen. Ungewöhnlich günstige Angebote und fehlende Geschäftsadressen sind Warnzeichen.
Nachträgliche Korrekturen: Skonto und Nutzungsänderung
Ändert sich der Preis nach der Rechnung, ändert sich auch die Vorsteuer. Das betrifft vor allem Skonto, Rabatte und Boni. Bezahlt ein Unternehmen eine Rechnung über 11.900 Euro brutto unter Abzug von 2 Prozent Skonto mit 11.662 Euro, beträgt die abziehbare Vorsteuer nur noch 1.862 Euro statt 1.900 Euro. Die Differenz von 38 Euro ist nach § 17 UStG zu korrigieren.
Für langlebige Wirtschaftsgüter gilt außerdem § 15a UStG. Ändern sich die Verhältnisse, die für den ursprünglichen Abzug maßgeblich waren, wird die Vorsteuer anteilig berichtigt. Der Berichtigungszeitraum beträgt fünf Jahre, bei Grundstücken und Gebäuden zehn Jahre. Wer etwa ein Gebäude zunächst steuerpflichtig vermietet und später an einen Arzt mit steuerfreien Umsätzen, muss einen Teil der Vorsteuer zurückzahlen. Bei größeren Investitionen lohnt sich deshalb ein Blick auf die geplante Nutzung über die gesamte Laufzeit, gegebenenfalls mit einem Steuerberater.
Häufige Fragen
Es ist dieselbe Steuer aus zwei Blickwinkeln. Wer eine Rechnung schreibt, berechnet Umsatzsteuer. Wer sie als Unternehmer erhält und bezahlt, spricht von Vorsteuer.
Nein. Der Vorsteuerabzug steht nur Unternehmern zu, die steuerpflichtige Umsätze erzielen. Für Privatpersonen ist die Umsatzsteuer im Kaufpreis endgültig.
Dann sollte man den Aussteller um eine berichtigte Rechnung bitten. Ohne die vollständigen Pflichtangaben kann das Finanzamt den Abzug versagen. Eine ordnungsgemäße Berichtigung kann unter Umständen auf den ursprünglichen Zeitpunkt zurückwirken.
Die Vorsteuer wird auf einem eigenen Konto erfasst und nicht als Aufwand gebucht. Mit der Voranmeldung wird sie mit der Umsatzsteuer verrechnet. Als Betriebsausgabe zählt nur der Nettobetrag.
Quellen und weiterführende Informationen
Gesetzestexte und Angaben der genannten Stellen in der jeweils aktuellen Fassung. Beispielrechnungen dienen der Veranschaulichung.