Post vom Inkassobüro: Was erlaubt ist und was nicht

Inkassoschreiben erhalten: Die erste Prüfung

Wer Post von einem Inkassobüro bekommt, sollte weder sofort zahlen noch den Brief ignorieren. Beides kann teuer werden: Im ersten Fall zahlt man womöglich für eine Forderung, die gar nicht besteht, im zweiten riskiert man ein gerichtliches Verfahren. Sinnvoll ist eine nüchterne Prüfung, bevor man Geld überweist oder sich meldet.

1. Kenne ich den genannten Gläubiger, und gab es tatsächlich einen Vertrag oder eine Bestellung?
2. Stimmt die Hauptforderung mit der ursprünglichen Rechnung überein?
3. Kam vorher eine Rechnung und eine Mahnung, oder trifft der Brief völlig unerwartet ein?
4. Sind Zinsen und Kosten einzeln aufgeschlüsselt und nachvollziehbar?
5. Ist das Inkassobüro im öffentlichen Rechtsdienstleistungsregister eingetragen?
6. Passt die Bankverbindung zum Namen des Inkassobüros, oder geht das Geld auf ein Konto im Ausland?
7. Liegt die Forderung so lange zurück, dass sie verjährt sein könnte?

Inkassounternehmen sind gesetzlich verpflichtet, schon im ersten Schreiben klar anzugeben, für wen sie handeln, worauf die Forderung beruht und wie sich Zinsen und Kosten zusammensetzen. Fehlen diese Angaben, ist das ein Warnzeichen, auch wenn die Forderung selbst berechtigt sein kann. Falsche oder fehlende Angaben darf man schriftlich beanstanden.

Was ist Inkasso?

Inkasso bedeutet das Einziehen fremder oder abgetretener Forderungen. Ein Unternehmen, das auf offenen Rechnungen sitzt, beauftragt ein Inkassobüro, wenn die eigenen Mahnungen im Forderungsmanagement nichts gebracht haben. Manche Gläubiger verkaufen ihre Forderungen auch an Inkassounternehmen, die dann selbst als neuer Gläubiger auftreten.

Inkasso ist in Deutschland eine Rechtsdienstleistung. Wer sie anbietet, braucht eine Registrierung nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz, die im öffentlichen Rechtsdienstleistungsregister nachgeprüft werden kann. Auch Rechtsanwälte dürfen Forderungen einziehen. Ein Inkassobüro ist aber weder Gericht noch Behörde, und Schuldner behalten alle Rechte, die sie auch gegenüber dem ursprünglichen Gläubiger hätten.

Was Inkassobüros dürfen und was nicht

Erlaubt ist einem Inkassobüro im Kern das, was jeder Gläubiger selbst tun dürfte: mahnen, verhandeln, gerichtliche Schritte einleiten. Die Befugnisse enden dort, wo staatliche Zwangsmittel beginnen. Pfänden darf nur ein Gerichtsvollzieher oder das Vollstreckungsgericht, und das nur auf Grundlage eines vollstreckbaren Titels.

Die Voraussetzungen für eine Meldung an die SCHUFA sind eng. In der Regel muss die Forderung fällig und mindestens zweimal schriftlich angemahnt worden sein, der Schuldner muss vorab auf die mögliche Meldung hingewiesen worden sein und darf die Forderung nicht bestritten haben. Wie stark sich ein solcher Schufa-Eintrag auswirkt, hängt von seiner Art und seinem Alter ab.

Welche Inkassokosten berechtigt sind

Gerät ein Schuldner in Verzug, muss er dem Gläubiger den daraus entstehenden Schaden ersetzen. Dazu können Inkassokosten gehören, aber nur in angemessener Höhe. Verzug tritt in der Regel durch eine Mahnung nach Fälligkeit ein. Ohne Mahnung kommt ein Verbraucher spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug, wenn die Rechnung auf diese Folge hinweist.

Als Obergrenze gilt, was ein Rechtsanwalt für dieselbe Tätigkeit verlangen dürfte. Seit einer Reform im Oktober 2021 sind die Sätze für einfache Fälle niedriger: Für unbestrittene Forderungen und für Zahlungen, die schon auf das erste Schreiben eingehen, fallen deutlich geringere Gebühren an als früher. Doppelte Kosten sind nicht erlaubt. Schaltet der Gläubiger nach dem Inkassobüro noch einen Anwalt ein, kann er die Gebühren nicht zweimal in voller Höhe verlangen.

• Hauptforderung: der ursprüngliche Rechnungsbetrag
• Verzugszinsen: bei Verbrauchern fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz pro Jahr. Den Basiszinssatz veröffentlicht die Deutsche Bundesbank, er wird zum 1. Januar und 1. Juli angepasst.
• Mahnkosten des Gläubigers: nur tatsächliche Kosten wie Porto und Material, meist wenige Euro. Die Pauschale von 40 Euro gilt nur zwischen Unternehmen.
• Inkassokosten: höchstens die Vergütung eines Rechtsanwalts, bei Kleinbeträgen und unbestrittenen Forderungen weniger

Unberechtigte Forderungen erkennen

Nicht jede Forderung, die ein Inkassobüro geltend macht, besteht wirklich oder in dieser Höhe. Drei Fallgruppen kommen besonders häufig vor.

Gefälschte Inkassoschreiben

Betrüger verschicken Briefe und vor allem E-Mails, die wie echte Inkassoschreiben aussehen. Kennzeichen sind fehlende oder erfundene Angaben zum Gläubiger, ein Firmenname, der im Rechtsdienstleistungsregister nicht auftaucht, ausländische Kontoverbindungen, Anhänge mit angeblichen Rechnungsdetails und extrem kurze Fristen. Anhänge solcher E-Mails sollte man nicht öffnen.

Forderungen ohne Vertrag

Oft geht es um angebliche Abos, die nie bewusst abgeschlossen wurden, oder um Bestellungen, die jemand mit fremden Daten aufgegeben hat. Hier gilt: Der Gläubiger muss beweisen, dass ein Vertrag zustande gekommen ist. Bei Identitätsmissbrauch hilft zusätzlich eine Anzeige bei der Polizei.

Verjährte oder bereits bezahlte Forderungen

Manche Inkassounternehmen kaufen alte Forderungspakete und versuchen Jahre später, noch Geld einzutreiben. Ob das gelingt, hängt von den Regeln zur Verjährung von Schulden ab. Vorsicht bei Ratenangeboten zu alten Forderungen: Wer vor Ablauf der Frist eine Rate zahlt oder die Schuld schriftlich anerkennt, lässt die Verjährung neu beginnen. Was nach Eintritt der Verjährung gezahlt wurde, bekommt man nicht zurück.

So reagiert man richtig

1. Unberechtigte Forderung: schriftlich und nachweisbar widersprechen, kurz begründen und nicht zahlen.
2. Überhöhte Kosten: die Hauptforderung und angemessene Zinsen zahlen, die strittigen Kosten ausdrücklich zurückweisen und das schriftlich festhalten.
3. Berechtigte Forderung, aber kein Geld: eine realistische Ratenzahlung vorschlagen. Für eine Ratenvereinbarung darf unter Umständen eine zusätzliche Gebühr anfallen, deren Höhe man vorher erfragen sollte.
4. Mahnbescheid vom Gericht: innerhalb von zwei Wochen nach Zustellung entscheiden, ob widersprochen wird. Ohne Widerspruch folgt ein Vollstreckungsbescheid, aus dem vollstreckt werden kann.

Bei hohen oder rechtlich unklaren Forderungen, etwa wenn ein Vertrag angefochten wurde oder bereits ein Mahnbescheid vorliegt, ist eine anwaltliche Prüfung sinnvoll. Rechtsanwälte können Einwände sauber begründen, Fristen im Blick behalten und im Streitfall vor Gericht vertreten. Wer wenig verdient, kann beim Amtsgericht einen Beratungshilfeschein beantragen, der die Kosten der Erstberatung bis auf einen geringen Eigenanteil abdeckt.

Wenn die Forderung stimmt

Ist die Forderung korrekt, ist schnelles Zahlen meist die günstigste Lösung, weil Zinsen und weitere Kosten sonst weiterlaufen. Wer mehrere offene Forderungen hat und den Überblick verliert, sollte eine Schuldnerberatung einschalten. Dort lässt sich klären, welche Schulden vorrangig sind, etwa Miete und Energie, und welche Inkassoforderungen erst einmal warten können.

Verbraucherzentralen prüfen Inkassoschreiben ebenfalls und stellen Musterbriefe für Widersprüche bereit. Ein kurzer Check kostet dort wenig oder nichts und kann viel Ärger ersparen. Droht bereits eine Kontopfändung, sichert ein rechtzeitig eingerichtetes P-Konto zumindest das Geld für den laufenden Monat.

Häufige Fragen

Quellen und weiterführende Informationen

• Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)
• Zivilprozessordnung (ZPO)
• Verbraucherzentrale
• Deutsche Bundesbank

Gesetzestexte und Angaben der genannten Stellen in der jeweils aktuellen Fassung. Beispielrechnungen dienen der Veranschaulichung.